¿Te estás planteando un cambio?
Sabemos que dar el paso genera dudas: plazos, documentación, juntas, conflictos…
La realidad es que, con una buena planificación, el cambio de administrador es un proceso sencillo y ordenado.
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Nos encargamos de acompañar a la comunidad en todo el proceso para que el cambio sea claro, sin sobresaltos y sin afectar al día a día de los vecinos.
Pasos para cambiar de administrador de fincas
Paso 1
Revisión del contrato actual
El primer paso para cambiar de administrador es revisar el contrato que la comunidad tiene firmado con el administrador actual.
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En este documento se indican aspectos importantes como la duración del contrato, los plazos de preaviso y la forma, así evitarás conflictos innecesarios y asegurarás que el proceso se haga de forma correcta desde el inicio.
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Si lo necesitas, te ayudamos a revisar el contrato y aclarar cualquier duda antes de dar el siguiente paso.
Paso 2
Junta y votación
El cambio de administrador debe aprobarse en junta de propietarios, ya sea ordinaria o extraordinaria. En el orden del día debe figurar expresamente: “Cese del actual administrador y nombramiento de uno nuevo” y se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada).​
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Te orientamos sobre cómo preparar la junta y cómo incluir correctamente el punto en el orden del día para que el acuerdo se adopte sin problemas.
Paso 3
Notificación al administrador saliente y contratación del nuevo administrador
Una vez aprobado el cambio en junta, se comunica formalmente la finalización del servicio al administrador actual, respetando los plazos establecidos o, en su caso, por causa justificada.
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Al mismo tiempo, se formaliza la contratación del nuevo administrador para asegurar una transición ordenada y sin interrupciones en la gestión.
NUESTRA METODOLOGÍA
¿Qué ocurre después del cambio?
01
📚​ Solicitud de la documentación al administrador saliente​
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Una vez aprobado el cambio de administrador, el siguiente paso es el traspaso de la documentación de la comunidad.
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Este proceso es fundamental para garantizar la continuidad de la gestión y poder comenzar la nueva etapa con información clara y completa.
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Con carácter general, la documentación básica debe entregarse en un plazo aproximado de entre 10 y 15 días, mientras que otra información complementaria puede facilitarse en un plazo posterior.
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Al finalizar esta página encontrarás el detalle completo de la documentación que debe solicitarse al administrador saliente
02
​👂​ Escucha activa de los vecinos para definir prioridades​
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Tras el cambio de administrador, uno de los primeros pasos es escuchar a la comunidad.
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Ponemos en marcha una encuesta dirigida a los vecinos para conocer su grado de satisfacción con la gestión actual, los servicios de la comunidad, el estado del edificio y el día a día de la convivencia.
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También recogemos ideas, preocupaciones y propuestas de mejora que muchas veces no llegan a tratarse en las juntas.
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Esta información nos permite tener una visión real y completa de la comunidad, más allá de incidencias puntuales o percepciones aisladas, y entender qué es lo que realmente funciona y qué no.
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A partir de esta información, definimos un plan de actuación claro y priorizado para los primeros meses de gestión.
03
​🚀​ Plan de acción a 90 días​
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Con la información recopilada durante el traspaso de documentación y la escucha activa a los vecinos, elaboramos un plan de actuación para los primeros 90 días de gestión.
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El plan a 90 días se centra en:
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Identificar y priorizar incidencias pendientes o recurrentes.
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Revisar los servicios y mantenimientos en curso para detectar posibles mejoras.
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Definir acciones a corto plazo que aporten mejoras visibles desde el inicio.
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Establecer objetivos claros y medibles, compartidos con la junta de propietarios.
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Planificar actuaciones a medio plazo, evitando decisiones improvisadas.
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​Fase 1 · Días 1 - 30
El objetivo es que la comunidad siga funcionando con normalidad mientras entendemos en profundidad su situación real.​
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Fase 2 · Días 31 - 60
Aquí es donde la gestión empieza a notarse en el día a día de los vecinos.​
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Fase 3 · Días 61 - 90
En esta fase ya se han acometido las acciones más urgentes. Se evalúan resultados y se empieza a planificar el siguiente ciclo de mejoras a medio y largo plazo.
Este plan de 90 días marca la base de una relación a largo plazo, basada en la planificación, la escucha y la mejora continua de la comunidad.
📌 Documentación básica (entrega recomendada en 10–15 días)
Esta documentación es necesaria para poder gestionar la comunidad desde el primer momento.
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1.- Datos actualizados de la comunidad y los propietarios
Relación de propietarios con coeficientes, datos de contacto y sistema de pago de los recibos comunitarios.
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2.- Situación económica actual
Estado de cuentas, últimos recibos ordinarios emitidos, derramas aprobadas y posibles importes pendientes.
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3.- Cuenta bancaria de la comunidad
Contrato de la cuenta corriente, condiciones y detalle de las personas autorizadas para operar.
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4.- Seguro de la comunidad
Póliza vigente y datos de contacto para la gestión de siniestros.
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5.- Proveedores y servicios activos
Datos de contacto de proveedores habituales, obras realizadas recientemente y mantenimientos en curso.
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6.- Libro de actas de la comunidad
Libro completo de actas y los acuerdos vigentes.
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7.- Estatutos de la comunidad
Normativa interna que regula el funcionamiento de la comunidad.
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8.- Documentación del inmueble
Escritura de obra nueva y división horizontal.
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9.- Identificación fiscal de la comunidad
Tarjeta de identificación fiscal necesaria para la gestión administrativa y económica.
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📌 Documentación complementaria (plazo recomendable: hasta 30 días)
Además de la documentación básica, el administrador saliente debe facilitar, en un plazo razonable, la siguiente información adicional:
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Contratos y servicios de la comunidad
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Relación de contratos activos de mantenimiento, suministros y, en su caso, alquileres de elementos comunes.
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Información sobre proveedores actuales y servicios en funcionamiento.
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Instalaciones y aspectos técnicos
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Documentación técnica de las instalaciones, incluyendo registros de revisiones, controles y mantenimientos periódicos.
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Licencias y autorizaciones de funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fechas correspondientes.
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En el caso de los ascensores, datos del organismo de control autorizado y detalle de las inspecciones realizadas o previstas.
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Personal, prevención y obligaciones laborales
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Documentación del personal de la comunidad, si existe, incluyendo contratos laborales y situación con la Seguridad Social.
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Información relativa a prevención de riesgos laborales, evaluaciones realizadas y medidas implantadas.
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Fiscalidad, contabilidad y asuntos legales
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Documentación fiscal de la comunidad, como liquidaciones y declaraciones de impuestos (IRPF, IVA, etc.).
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Información sobre procedimientos judiciales relacionados con la comunidad, tanto en curso como ya finalizados.
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Correspondencia relevante vinculada a la gestión de la comunidad.
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Histórico contable, preferiblemente de los últimos cinco ejercicios.
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